Vereinsfest: Schichtplan für die Helfer erstellen
Wie viele Helfer brauchst du je Stand, wie lang darf eine Schicht sein, und wie kommen alle Mitglieder an ihren Platz? Fünf Schritte mit Rechenbeispiel und fertiger Vorlage.
So gehst du vor
Posten und Zeiten festlegen
Schreib auf, wo beim Fest jemand gebraucht wird und von wann bis wann. Vergiss nicht, was vor und nach dem Fest passiert: Aufbau und Abbau brauchen oft mehr Hände als der Verkauf.
- Verkaufsstände: Grill, Getränke, Kuchentheke, Kasse
- Rund ums Fest: Aufbau, Abbau, Parkplatz, Spülen
- Beginn und Ende des Festes sowie Aufbau- und Abbauzeit
Helfer je Stand berechnen
Zähl je Posten, wie viele Personen gleichzeitig arbeiten, und teil die Festzeit in Schichten. Mal gerechnet ergibt das die Plätze, die du anlegst. Kurze Schichten von zwei bis drei Stunden sind leichter zu besetzen als ein ganzer Nachmittag – und die Helfer können danach selbst mitfeiern.
- Beispiel Grill bei einem Fest von 12 bis 18 Uhr: 3 Personen gleichzeitig × 3 Schichten zu zwei Stunden = 9 Plätze
- Beispiel Kasse: 2 Personen × 2 Schichten zu drei Stunden = 4 Plätze
- Beispiel Kuchentheke: 4 Personen × 3 Schichten = 12 Plätze
- Die Zahlen sind ein Beispiel – setze die deines Festes ein und rechne ein oder zwei Plätze Reserve dazu
Schichten als Helferliste anlegen
Öffne die Vorlage und trag die Posten mit ihren Plätzen ein. Gib einem Posten eine Zeit und teil ihn mit einem Tipp in Schichten – Plätze und Beschreibung gehen in jede Schicht mit.
- Schalte die Warteliste ein: Wird ein Platz frei, rückt die nächste Person automatisch nach
- Beschreib kurz, was am Posten zu tun ist, etwa was am Grill anfällt oder wo die Kasse steht
- Stell beim Eintragen eine Zusatzfrage, etwa nach der T-Shirt-Größe
Link verteilen
Schick den Link in die Vereinsgruppe, per E-Mail oder im Newsletter. Wer in keiner Gruppe ist, erreichst du mit dem Aushang: In der Verwaltung druckst du ein Blatt mit QR-Code für das Vereinsheim aus.
- Sag im Aufruf, bis wann sich alle eintragen sollen
- Nenne die Posten, bei denen es am meisten fehlt
- Wer den Link hat, kann sich eintragen – auch Eltern und Freunde, die nicht im Verein sind
Aufruf für Vereinsgruppe und Newsletter
Liebe Mitglieder, am [Datum] feiern wir unser Vereinsfest – und wir brauchen eure Hilfe: am Grill, an der Kasse, an der Kuchentheke und beim Auf- und Abbau. Unter [Link] seht ihr alle Schichten und tragt euch selbst ein. Ihr braucht dafür kein Konto, der Vorname genügt. Wenn etwas dazwischenkommt, tragt ihr euch auf demselben Gerät wieder aus. Bitte tragt euch bis [Datum] ein. Wer lieber persönlich fragt, erreicht mich unter [Kontakt]. Danke fürs Mitmachen! [Name]Lücken schließen
Nach einer Woche schaust du in die Verwaltung: Dort siehst du je Posten, wie viele Plätze noch frei sind. Polls verschickt keine Erinnerungen – du schickst den Link noch einmal in die Gruppe und sprichst die Posten mit Lücken gezielt an.
- Wer kurzfristig ausfällt, trägt sich selbst wieder aus – der Platz ist sofort wieder frei
- Wer sich für eine Schicht mit Uhrzeit einträgt, kann sie in den eigenen Kalender übernehmen
- Die Ergebnisse lassen sich kopieren und drucken – am Festtag hängt die Liste am Stand
Häufige Fragen
Weitere Fragen beantwortet die Hilfe.
Wie viele Helfer brauche ich für ein Vereinsfest?
Das hängt vom Angebot ab, nicht nur von der Zahl der Gäste. Rechne je Stand die Personen, die gleichzeitig arbeiten, mal die Zahl der Schichten, und leg eine kleine Reserve dazu. Das Rechenbeispiel steht in Schritt 2.
Wie lang sollte eine Schicht sein?
Zwei bis drei Stunden lassen sich meist leichter besetzen als ein halber Tag. Einen langen Posten wie Grill 12–18 Uhr teilst du in Polls mit einem Tipp in Schichten.
Was tun, wenn sich zu wenige eintragen?
Schick den Link noch einmal und sprich die Posten mit Lücken gezielt an. Es hilft, die Schichten zu kürzen, die Aufgabe kurz zu beschreiben und im Aufruf zu danken. Polls verschickt selbst keine Erinnerungen.
Können auch Eltern und Freunde helfen, die nicht im Verein sind?
Ja. Wer den Link hat, trägt sich ein – ein Konto braucht niemand. Teil ihn darum nur dort, wo die Namen sichtbar sein dürfen: In der Helferliste sieht jede Person mit dem Link alle Namen.
Passt dazu
Die Vorlage mit Posten und Plätzen, zum Öffnen und Anpassen.
Eine Buchungsseite je Lehrkraft und der Elternbrief zum Kopieren.
Weitere Umfragen für den Verein: Versammlung, Vereinsessen, Ausflug.
Der Schichtplan steht in zwei Minuten
Vorlage öffnen, Zeiten eintragen, Link an die Mitglieder schicken.