Sommerfest in Kita oder Schule planen: die Checkliste
Termin, Helferschichten, Kuchen, Aushang: In fünf Schritten steht das Sommerfest – ohne dass du Dutzende Nachrichten in der Elterngruppe zusammensuchst.
So gehst du vor
Termin finden
Frag zuerst das Organisationsteam, wann es kann: Leitung, Elternbeirat und alle, die später mit anpacken. Schlag zwei bis drei Samstage oder Nachmittage vor und lass abstimmen, bevor du den Termin an alle gibst.
- Schau vorher in den Ferienkalender und auf andere Feste im Ort
- Überlege einen Ausweichtermin oder einen Plan B für den Fall von Regen
- Teile den Termin erst, wenn er feststeht – danach laufen Helfer- und Kuchenliste
Helferschichten planen
Leg fest, wo beim Fest Hände gebraucht werden: Aufbau, Kaffeestand, Spielstationen, Abbau. Die Helferliste zählt mit, wie viele Plätze je Posten noch frei sind – und nimmt niemanden mehr an, wenn ein Posten voll ist.
- Teile lange Posten in Schichten, damit auch Eltern mit wenig Zeit mithelfen können
- Wie viele Helfer ein Stand braucht, rechnest du im Ratgeber zum Vereinsfest nach – das Beispiel gilt für jedes Fest
Kuchenliste anlegen
Eltern tragen ein, was sie backen oder mitbringen – so gibt es nicht fünfmal Marmorkuchen. Schreib dazu, wie viele Kuchen du brauchst, und bitte darum, Zutaten wie Nüsse dazuzuschreiben.
- Mit „Muffins 2ד in den Ideen zeigt die Liste, wie viele noch fehlen
- Allergene schreiben die Eltern beim Kuchen dazu – dann stehen sie für alle sichtbar in der Liste
- Salate, Getränke oder Brötchen ergänzt du als weitere Ideen in derselben Liste
Aushang und Elternbrief verschicken
Schick die Links in die Elterngruppe und häng den Aushang mit QR-Code an die Pinnwand: So erreichst du auch Familien, die nicht in der Gruppe sind. Den Elternbrief übernimmst du als Textbaustein.
- Ein Link je Liste: Helferliste und Kuchenliste sind zwei Umfragen mit je eigenem Aushang
- Nenne im Brief die Frist, bis wann sich alle eintragen sollen
- Frag die Leitung, ob Polls eingesetzt werden darf – die Seite zum Datenschutz hilft dabei
Elternbrief zum Sommerfest
Liebe Eltern, unser Sommerfest findet am [Datum] von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] statt. Damit es gelingt, brauchen wir eure Hilfe. Helfer gesucht: Tragt euch unter [Link zur Helferliste] für eine Schicht ein, zum Beispiel für Aufbau, Kaffeestand oder Abbau. Kuchen gesucht: Unter [Link zur Kuchenliste] seht ihr, was schon dabei ist. Bitte schreibt Nüsse und andere Allergene dazu. Ein Konto braucht ihr dafür nicht, der Vorname genügt. Bitte tragt euch bis [Datum] ein. Den Aushang mit QR-Code hängen wir im Eingang auf. Vielen Dank! [Name]Nachfassen
Eine Woche vor dem Fest schaust du in die Verwaltung: Welche Posten haben noch freie Plätze, was fehlt auf der Kuchenliste? Polls verschickt keine Erinnerungen – du schickst den Link noch einmal in die Gruppe und nennst die Lücken konkret.
- „Zwei Helfer für den Kaffeestand“ ist leichter zu beantworten als ein allgemeiner Aufruf
- Wer wissen will, wie viele kommen, fragt mit Zusagen nach – auf Wunsch mit Beitrag, wenn etwas zu bezahlen ist
- Ideen, Posten und Plätze änderst du auch nachträglich in der Verwaltung
Häufige Fragen
Weitere Fragen beantwortet die Hilfe.
Wie früh sollte ich ein Sommerfest planen?
Der Termin sollte mehrere Wochen vorher stehen, damit Familien ihn einplanen können. Helferliste und Kuchenliste folgen, sobald er feststeht – und sie brauchen ein paar Tage, bis sich genug eingetragen haben. Der nötige Vorlauf hängt von deiner Einrichtung ab.
Brauche ich für Helfer und Kuchen zwei Listen?
Ja. Helferliste und Mitbringliste sind zwei Arten mit je eigenem Link. Das hat den Vorteil, dass jede Familie nur das sieht, was sie gerade braucht – und du jede Liste einzeln schließt oder änderst.
Was, wenn nicht alle Eltern in der Gruppe sind?
Der Link ist eine normale Webadresse, du schickst ihn auch per E-Mail. Für die Pinnwand druckst du in der Verwaltung den Aushang mit QR-Code aus: Wer ihn mit dem Handy scannt, landet direkt in der Liste.
Dürfen wir Polls in unserer Kita oder Schule nutzen?
Das entscheidet deine Einrichtung zusammen mit dem Träger. Auf der Seite zum Datenschutz steht, was Polls speichert, dazu ein Textbaustein für den Elternbrief.
Passt dazu
Die Vorlage mit Ideen für die Kuchenliste, zum Öffnen und Anpassen.
Wie viele Helfer je Stand, wie lang eine Schicht – mit Rechenbeispiel.
Weitere Umfragen für die Kita: Helfer, Elternabend, Entwicklungsgespräche.
Weitere Umfragen für die Schule: Elternabend, Schulfest, Klassenfahrt.
Das Sommerfest steht in einer halben Stunde
Termin abstimmen, Helferliste und Kuchenliste anlegen, Links in die Elterngruppe schicken.