Elternsprechtag mit mehreren Lehrkräften organisieren
Eine Buchungsseite je Lehrkraft, ein Elternbrief mit den Links, ein Belegungsplan für den Tag selbst: So läuft der Elternsprechtag ohne Zettel und Listen an der Tür.
So gehst du vor
Zeitfenster und Gesprächsdauer festlegen
Kläre mit dem Kollegium, an welchen Tagen und von wann bis wann Gespräche stattfinden und wie lang ein Gespräch dauert. Plane zwischen den Gesprächen eine kurze Pause ein, damit der Zeitplan nicht von Gespräch zu Gespräch wächst.
- Beispiel: 14 bis 18 Uhr, Gespräche zu 15 Minuten mit 5 Minuten Pause = 12 Termine je Lehrkraft
- Gibt es zwei Nachmittage, legst du beide mit ihrem Zeitraum an – die einzelnen Termine entstehen daraus
Je Lehrkraft eine Buchungsseite anlegen
Jede Lehrkraft legt ihre eigenen Termine an. So bucht jede Familie bei genau der Lehrkraft, die sie sprechen möchte. Einen gemeinsamen Link für alle Lehrkräfte gibt es nicht: Jede Seite ist eine eigene Umfrage mit eigenem Link.
- Gib den Seiten klare Titel, etwa „Elternsprechtag Frau Beispiel, Klasse 3b“
- Die Vorlage bringt den Titel mit, Tage, Zeitraum, Dauer und Pause trägt die Lehrkraft selbst ein
- Wer wenige Gespräche führt, legt entsprechend wenige Termine an
Elternbrief mit den Links verschicken
Fass die Links aller Lehrkräfte in einem Elternbrief oder einer Nachricht an die Klasse zusammen. Eltern ohne Messenger erreichst du mit dem Aushang: Er hat einen QR-Code, den sie mit dem Handy scannen.
- Nenne eine Buchungsfrist, damit die Termine nicht bis zum Vortag offen bleiben
- Bitte um einen Termin je Lehrkraft
- Stell beim Buchen eine Frage nach dem Namen des Kindes – die Antwort steht im Belegungsplan bei der Buchung
Elternbrief zum Elternsprechtag
Liebe Eltern, am [Datum] ist Elternsprechtag. Die Gespräche finden von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] statt. Jede Lehrkraft hat eine eigene Seite, auf der ihr einen freien Termin bucht: [Name der Lehrkraft]: [Link] [Name der Lehrkraft]: [Link] Öffnet den Link, gebt euren Namen und den Namen eures Kindes an und wählt einen freien Termin. Ein Konto braucht ihr dafür nicht. Wenn der Termin nicht passt, bucht ihr auf demselben Gerät um oder sagt ab. Bitte bucht bis [Datum]. Wer den Link nicht öffnen kann, meldet sich im Sekretariat. Viele Grüße [Name]Nachfassen und umbuchen
Im Belegungsplan siehst du, welche Termine noch frei sind. Welche Familien noch fehlen, weißt du aus deiner Klassenliste: Sprich sie direkt an oder schick den Link noch einmal. Wer nicht kann, bucht auf demselben Gerät selbst um oder sagt ab – der alte Termin ist sofort wieder frei.
- Freie Termine bleiben für Nachzügler buchbar
- Jede Seite ist eine eigene Umfrage: Polls gleicht Termine bei verschiedenen Lehrkräften nicht ab, darum bitte im Brief, mehrere Gespräche nacheinander zu legen
Am Tag selbst
Druck den Belegungsplan aus und häng ihn an die Tür: Darauf steht, wer wann kommt. Freie Termine füllst du bei Bedarf noch am Tag.
- Die anderen Eltern sehen bei vergebenen Terminen nur „vergeben“, die Namen siehst du
- Auf Wunsch machst du die Namen für alle sichtbar
Häufige Fragen
Weitere Fragen beantwortet die Hilfe.
Gibt es einen Link für alle Lehrkräfte zusammen?
Nein. Jede Lehrkraft hat ihre eigene Buchungsseite mit eigenem Link. Du fasst die Links im Elternbrief zusammen – so entscheiden die Familien, bei wem sie buchen.
Wie viele Termine passen in einen Nachmittag?
Teile den Zeitraum durch die Dauer eines Gesprächs plus Pause. Von 14 bis 18 Uhr sind das bei 15 Minuten und 5 Minuten Pause 12 Termine. Polls legt die einzelnen Termine aus Zeitraum, Dauer und Pause an.
Was, wenn eine Familie bei zwei Lehrkräften dieselbe Zeit bucht?
Jede Seite ist eine eigene Umfrage, Polls gleicht sie nicht untereinander ab. Bitte im Elternbrief darum, Termine bei mehreren Lehrkräften nacheinander zu legen – umbuchen geht jederzeit.
Müssen Eltern den Namen ihres Kindes nennen?
Das entscheidest du. Willst du ihn wissen, stell beim Buchen eine Frage; die Antwort steht im Belegungsplan bei der Buchung. Die anderen Eltern sehen bei vergebenen Terminen nur „vergeben“.
Passt dazu
Die Vorlage für die Buchungsseite, zum Öffnen und Anpassen.
Alles zu den Einzelterminen: Zeitraum, Dauer und Buchen.
Wie viele Helfer je Stand, wie lang eine Schicht – mit Rechenbeispiel.
Weitere Umfragen für die Schule: Elternabend, Schulfest, Klassenfahrt.
Weitere Umfragen für die Kita: Helfer, Elternabend, Entwicklungsgespräche.
Die Buchungsseite steht in zwei Minuten
Vorlage öffnen, Zeitraum und Dauer eintragen, Link in den Elternbrief setzen.